PPV et DOI : exigences de CANAFE pour les ESM au-delà du filtrage

Le filtrage des personnes politiquement vulnérables (PPV) et des dirigeants d'une organisation internationale (DOI) est un volet bien connu de la conformité pour la plupart des ESM. Pourtant, établir qu'un client est une PPV ou un DOI n'est que la première étape.

Les exigences de CANAFE varient selon la personne qui a été identifiée, la nature de la relation ou de l'opération et le niveau de risque en cause. Il est important de bien comprendre ces distinctions, car les PPV et les DOI ne devraient pas tous être automatiquement traités de la même façon.

Quand une ESM doit-elle procéder à une détermination PPV/DOI ?

Les ESM doivent prendre des mesures raisonnables pour déterminer si certaines personnes sont des PPV, des DOI, des membres de leur famille ou, dans certaines circonstances, des personnes étroitement associées.

Cette exigence s'applique lorsqu'une ESM établit une relation d'affaires avec un client, dans le cadre du contrôle périodique de cette relation, ou lorsque des renseignements donnent à l'ESM des motifs raisonnables de soupçonner qu'un client existant pourrait appartenir à l'une de ces catégories.

Des exigences particulières s'appliquent également à certaines opérations de valeur élevée.

Une concordance PPV ne rend pas automatiquement le client inadmissible

Si un client est identifié comme une PPV étrangère, des mesures de diligence raisonnable supplémentaires sont requises. Il s'agit notamment de prendre des mesures raisonnables pour établir la source de la richesse de la personne et d'appliquer des mesures renforcées à la relation d'affaires, comme un contrôle continu renforcé.

Une politique PPV/DOI ne devrait pas se contenter de signaler un client et s'arrêter là. Elle doit guider le personnel sur les étapes à suivre une fois l'identification effectuée.

Que se passe-t-il lorsque des mesures supplémentaires sont requises ?

Selon les circonstances, une ESM peut devoir établir la source de la richesse du client et, pour certaines opérations, la source des fonds ou de la monnaie virtuelle en cause.

Certaines opérations impliquant des PPV ou des DOI doivent également être examinées par un membre de la haute direction. CANAFE accorde généralement un délai de 30 jours pour effectuer les déterminations et appliquer les mesures relatives aux PPV/DOI dans les circonstances prévues par la réglementation.

Les ESM doivent également tenir des registres appropriés de leurs déterminations. Ceux-ci peuvent comprendre :

• le poste occupé par la personne et l'organisation concernée ;
• la date à laquelle la détermination a été effectuée ;
• les renseignements sur la source de la richesse, le cas échéant ; et
• les détails de tout examen requis par la haute direction.

Votre politique doit aller au-delà du filtrage

Disposer d'un logiciel de filtrage ou poser une question sur le statut de PPV/DOI lors de l'entrée en relation d'affaires ne constitue pas, en soi, un processus complet de conformité PPV/DOI.

Vos politiques et procédures devraient expliquer clairement quand le filtrage est requis, comment les concordances potentielles sont examinées, comment le risque est évalué, quand un dossier doit être soumis à un échelon supérieur et quelles mesures supplémentaires doivent être prises.

Pour les propriétaires d'entreprise, il vaut la peine de revoir ce processus périodiquement. Un processus peut sembler bien fonctionner à l'étape de l'entrée en relation avec le client tout en laissant des lacunes dans le contrôle continu, la transmission aux échelons supérieurs ou la documentation. C'est l'un des aspects que nous soulignons dans notre guide sur la conformité continue au-delà de l'inscription.

Si vous n'êtes pas certain que vos procédures PPV/DOI actuelles reflètent les exigences de CANAFE, l'équipe d'Approved MSB Services peut examiner votre politique et vous aider à faire en sorte que vos procédures de filtrage, d'évaluation des risques et de transmission aux échelons supérieurs fonctionnent ensemble comme elles le devraient.