Requisitos PEP/HIO de FINTRAC para MSB: más allá de la detección

La detección de una persona expuesta políticamente (PEP) o de un jefe de una organización internacional (HIO) forma parte habitual del cumplimiento normativo de la mayoría de los negocios de servicios monetarios (MSB). Sin embargo, identificar a un cliente como PEP o HIO es solo el primer paso.

Los requisitos de FINTRAC, el Centro de Análisis de Transacciones e Informes Financieros de Canadá, varían en función de quién haya sido identificado, de la naturaleza de la relación o de la transacción y del nivel de riesgo que conlleve. Comprender estas distinciones es importante, porque no todos los PEP o HIO deben recibir automáticamente el mismo tratamiento.

¿Cuándo debe un MSB realizar una determinación PEP/HIO?

Los MSB deben adoptar medidas razonables para establecer si ciertas personas son PEP, HIO, familiares de estos o, en determinadas circunstancias, personas estrechamente vinculadas a ellos.

Este requisito se aplica cuando un MSB establece una relación de negocios con un cliente, como parte del seguimiento periódico de esa relación, o cuando surge información que ofrece al MSB motivos razonables para sospechar que un cliente existente puede pertenecer a alguna de estas categorías.

También existen requisitos específicos para determinadas transacciones de alto valor.

Una coincidencia con un PEP no descalifica automáticamente al cliente

Si se identifica a un cliente como PEP extranjero, se requieren medidas de diligencia debida adicionales. Entre ellas figuran la adopción de medidas razonables para establecer el origen del patrimonio de la persona y la aplicación de medidas reforzadas a la relación de negocios, como un seguimiento continuo reforzado.

Una política PEP/HIO no debe limitarse a señalar a un cliente y detenerse ahí. Debe orientar al personal sobre los pasos que han de seguirse una vez realizada la identificación.

¿Qué ocurre cuando se requieren medidas adicionales?

Según las circunstancias, un MSB puede tener que establecer el origen del patrimonio del cliente y, para determinadas transacciones, el origen de los fondos o de la moneda virtual en cuestión.

Determinadas transacciones con PEP o HIO requieren además la revisión de un miembro de la alta dirección. Por lo general, FINTRAC concede un plazo de 30 días para las determinaciones y medidas PEP/HIO aplicables en las circunstancias previstas por la normativa.

Los MSB también deben conservar registros adecuados de sus determinaciones. Estos pueden incluir:

• el cargo de la persona y la organización a la que pertenece;
• la fecha en que se realizó la determinación;
• la información sobre el origen del patrimonio, cuando corresponda; y
• los detalles de cualquier revisión requerida por parte de la alta dirección.

Su política debe ir más allá de la detección

Disponer de un software de detección o preguntar por la condición de PEP/HIO durante la incorporación del cliente no constituye, por sí solo, un proceso completo de cumplimiento en materia de PEP/HIO.

Sus políticas y procedimientos deben explicar con claridad cuándo es necesaria la detección, cómo se revisan las posibles coincidencias, cómo se evalúa el riesgo, cuándo debe elevarse un asunto a un nivel superior y qué medidas adicionales deben adoptarse.

Para los propietarios de empresas, conviene revisar esta cuestión periódicamente. Un proceso puede dar la impresión de funcionar bien en la fase de incorporación de clientes y, aun así, dejar lagunas en el seguimiento continuo, el escalamiento o la documentación. Es uno de los aspectos que destacamos en nuestra guía sobre el cumplimiento continuo más allá del registro.

Si no está seguro de que sus procedimientos PEP/HIO actuales reflejen los requisitos de FINTRAC, el equipo de Approved MSB Services puede revisar su política y ayudarle a garantizar que sus procedimientos de detección, evaluación de riesgos y escalamiento funcionen de forma coordinada, como es debido.