Adresse des ESM et CANAFE : un bureau virtuel suffit-il encore ?

Pour de nombreux propriétaires d'ESM, l'adresse figurant dans leur inscription auprès de CANAFE peut sembler n'être qu'un simple détail administratif. Ce n'est pas le cas.

CANAFE continue de porter une attention particulière à la question de savoir si les entreprises de services monétaires (ESM) canadiennes ont une véritable présence physique au Canada et, surtout, si l'adresse qu'elles fournissent correspond à un lieu lié à leurs activités commerciales réelles, à leurs activités de conformité, ou aux deux.

Si votre ESM a recours à un bureau virtuel, à un espace partagé ou à une autre adresse fournie par un tiers, c'est un point qu'il vaut la peine d'examiner dès maintenant.

Une adresse au Canada ne suffit peut-être plus

Pour exercer ses activités à titre d'ESM canadienne, une entreprise doit avoir un établissement au Canada. CANAFE a mis à jour ses critères et exige désormais que chaque ESM dispose d'un emplacement physique réel au Canada.

Toutefois, l'essentiel n'est pas simplement d'avoir une adresse à inscrire dans une demande. Pendant des années, de nombreuses ESM ont utilisé des bureaux virtuels ou des espaces partagés pour assurer leur présence au Canada. Cette solution ne sera plus suffisante.

CANAFE exige désormais que l'adresse fournie dans la demande corresponde :

• au lieu réel où l'ESM exerce ses activités commerciales ; ou
• à titre exceptionnel, au bureau de l'avocat ou du consultant qui fournit à l'ESM des services de soutien en matière de conformité et d'affaires.

C'est pourquoi certains arrangements courants en matière d'adresse ne seront plus acceptés.

La question que tout propriétaire d'ESM devrait se poser

Une ESM doit être en mesure de démontrer que son adresse canadienne est le lieu où :

• ses dossiers de conformité et ses registres de société sont conservés, ou encore où ses fonctions de conformité sont exercées ou administrées ; et
• les documents pertinents peuvent être consultés et mis à la disposition de CANAFE si celui-ci l'exige.

Ce point ne concerne pas uniquement les nouveaux demandeurs. Les ESM existantes devraient également revoir leurs arrangements actuels, en particulier si l'entreprise a déménagé, fonctionne désormais entièrement à distance, a changé de fournisseur de services ou utilise la même adresse virtuelle ou partagée depuis plusieurs années. Il s'agit d'ailleurs d'une source de confusion fréquente que nous abordons dans notre article sur les mythes entourant l'inscription des ESM.

Une solution pour les ESM sans présence physique au Canada

Les ESM qui ne disposent pas de leur propre bureau physique au Canada pourraient être en mesure d'utiliser le bureau physique d'un avocat, à condition que celui-ci leur fournisse des services en droit des sociétés et en conformité, et qu'il conserve les documents pertinents à cet endroit.

Approved MSB Services, fièrement affiliée à CBES Group, offre ce service aux clients admissibles par l'entremise de notre bureau physique situé à Richmond Hill, en Ontario, où les documents de conformité et les documents d'entreprise de nos clients sont conservés et peuvent être mis à la disposition de CANAFE si celui-ci l'exige.

N'attendez pas que CANAFE vous pose la question

Si votre ESM utilise actuellement un bureau virtuel, une adresse partagée ou un autre emplacement fourni par un tiers, c'est le bon moment pour vérifier que votre arrangement répond aux attentes actuelles de CANAFE.

Si vous avez des doutes au sujet de votre adresse actuelle ou si vous souhaitez discuter des options qui s'offrent à votre entreprise, communiquez avec notre équipe. Nous serons heureux de vous aider.