Si vous exploitez une entreprise de services monétaires (ESM) au Canada et que vous travaillez avec des tiers pour fournir vos services, il y a quelque chose d'important que vous devez savoir. CANAFE — l'agence canadienne de renseignement financier — a mis en place de nouvelles exigences de conformité spécifiquement destinées aux ESM qui utilisent des agents ou des mandataires.
Ce ne sont pas de simples suggestions. Ce sont des règles obligatoires, et leur non-respect pourrait mettre votre ESM en danger sérieux. Décortiquons tout cela en langage simple pour que vous sachiez exactement où vous en êtes et ce que vous devez faire.
Commençons par le commencement : qu'est-ce qu'un agent ou un mandataire ?
C'est là que beaucoup d'opérateurs d'ESM se perdent, et nous en entendons parler constamment de la part de nos clients. Selon la définition de CANAFE, un agent ou mandataire est tout individu ou organisation tiers directement impliqué dans la fourniture de services monétaires en votre nom. Considérez-les comme une extension de votre entreprise. Ils traitent des transactions, effectuent des paiements ou réalisent des transferts d'argent sous l'égide de votre ESM.
Qui n'est PAS considéré comme un agent ?
Voici la distinction importante : tous les tiers avec lesquels vous travaillez ne relèvent pas de cette catégorie. Si quelqu'un ne s'occupe que des ventes, des recommandations ou du marketing pour votre ESM, mais ne touche pas réellement au volet des services monétaires, il n'est pas considéré comme un agent ou un mandataire selon les règles de CANAFE.
Un tiers devient agent/mandataire lorsque vous l'autorisez à fournir des services d'ESM en votre nom. Votre agence de marketing ? Pas un agent. Votre partenaire de recommandation qui vous envoie des clients ? Pas un agent non plus. Mais l'individu ou l'entreprise qui facilite réellement les transferts d'argent ou le change de devises en votre nom ? C'est un agent, et les nouvelles règles s'appliquent.
Qu'exige CANAFE des ESM ?
Si vous utilisez des agents ou des mandataires, CANAFE s'attend désormais à ce que vous vérifiiez qu'ils sont admissibles à agir en votre nom. Voici ce que cela implique.
1. Les vérifications du casier judiciaire sont obligatoires
Vous devez obtenir une vérification du casier judiciaire. Si l'agent/mandataire est une entité, vous devez obtenir les vérifications pour le PDG, le président, les administrateurs et chaque personne qui possède ou contrôle (directement ou indirectement) 20 % ou plus de l'entité ou des actions de l'entité.
L'objectif ? Confirmer qu'aucun d'entre eux n'a été reconnu coupable d'infractions spécifiques énumérées dans la LRPCFAT (Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes). Ces infractions comprennent, entre autres, le blanchiment d'argent, la fraude financière, la fraude liée à l'immigration, la traite de personnes et certains crimes liés aux drogues.
Si une personne figurant sur cette liste a été reconnue coupable de l'une de ces infractions, elle n'est pas admissible à servir en tant que votre agent ou mandataire.
2. Règles linguistiques et de traduction
Tous les casiers judiciaires doivent être fournis en anglais ou en français, les deux langues officielles du Canada. Si le document original est dans une autre langue, vous devrez le faire traduire. Mais voici le point important : la traduction doit être attestée par un traducteur certifié reconnu au Canada (organisme provincial) ou par une autorité de certification de traducteurs dans la juridiction étrangère. Cela peut être un obstacle pour les ESM travaillant avec des agents à l'étranger, alors planifiez à l'avance.
Échéances clés que vous ne pouvez pas vous permettre de manquer
CANAFE a fixé des délais clairs en fonction du moment où vous avez engagé vos agents ou mandataires.
- Pour les nouveaux agents ou mandataires : vous devez compléter la vérification d'admissibilité avant le début de l'engagement. Aucune exception — ne commencez pas à travailler avec quelqu'un tant que sa vérification de casier judiciaire n'est pas effectuée et approuvée.
- Pour les agents en cours (re-vérification) : une fois qu'un agent est vérifié, ce n'est pas terminé pour toujours. Vous devez effectuer une nouvelle vérification tous les deux ans, précisément dans les 30 jours suivant l'anniversaire de leur vérification initiale. Notez-le dans votre calendrier.
- Pour les agents engagés avant le 1er octobre 2025 : si vous travailliez déjà avec des agents ou des mandataires avant l'entrée en vigueur des nouvelles règles, vous êtes tenu de compléter leur vérification au plus tard le 1er octobre 2027. Si vous ne l'avez pas encore fait, il est temps d'agir immédiatement.
Conservation des documents : ne jetez rien
CANAFE exige que vous conserviez toutes les vérifications de casier judiciaire et les documents de vérification pendant un minimum de 5 ans. Notre recommandation ? Conservez-les pendant toute la durée de l'engagement plus 5 ans après sa fin. Ainsi, si CANAFE vient frapper à votre porte pour un examen de conformité, même des années plus tard, vous aurez tout prêt.
Gardez à l'esprit que la vérification du casier judiciaire doit être émise au plus 6 mois avant le jour où vous l'examinez. Être trop préparé avec vos dossiers est toujours mieux que de chercher frénétiquement des documents lors d'un audit.
Que se passe-t-il si vous ne vous conformez pas ?
Soyons directs : la non-conformité n'est pas quelque chose que vous voulez tester. Les ESM qui ne respectent pas ces exigences risquent des sanctions administratives, des constats réglementaires et des perturbations potentielles de leurs opérations. CANAFE prend son mandat au sérieux, et vous devriez en faire autant. Les règles sont claires, les délais sont fixés et les attentes sont non négociables.
Comment Approved MSB Services peut vous aider
Nous comprenons que naviguer dans le paysage réglementaire de CANAFE peut sembler accablant, surtout avec l'introduction de nouvelles exigences. C'est exactement pour cela que nous sommes là. Chez Approved MSB Services, fier affilié de CBES (Canadian Business and Enterprise Services), nous aidons les ESM à travers le Canada à rester conformes et en avance sur les exigences. Notre équipe peut vous aider avec :
- Examens de conformité CANAFE — une évaluation approfondie de votre situation actuelle
- Procédures de vérification des agents et mandataires — nous vous aiderons à construire un flux de travail de vérification approprié
- Flux de travail de conformité des casiers judiciaires — pour garantir que chaque document répond aux normes de CANAFE
- Cadres de conservation des documents — systèmes de documentation organisés et prêts pour l'audit
- Soutien réglementaire continu — parce que la conformité n'est pas un événement ponctuel
Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Pour des conseils spécifiques sur les obligations de conformité de votre ESM, veuillez consulter un professionnel qualifié ou contacter directement notre équipe.
FAQ
Qu'est-ce qu'un agent ou mandataire selon les règles de CANAFE ?
Un agent ou mandataire est tout individu ou organisation tiers directement impliqué dans la fourniture de services monétaires au nom d'une ESM, comme la facilitation de transferts d'argent ou le change de devises.
Les partenaires marketing ou de recommandation sont-ils considérés comme des agents ?
Non. Si un tiers ne s'occupe que des ventes, des recommandations ou du marketing et ne fournit pas réellement de services monétaires, il n'est pas considéré comme agent ou mandataire.
Quelles vérifications de casier judiciaire sont requises pour les agents d'ESM ?
Les ESM doivent obtenir des vérifications de casier judiciaire pour les agents individuels. Pour les agents entités, des vérifications sont requises pour le PDG, le président, les administrateurs et toute personne possédant ou contrôlant 20 % ou plus de l'entité.
À quelle fréquence la vérification des agents doit-elle être renouvelée ?
La vérification des agents doit être renouvelée tous les deux ans, dans les 30 jours suivant l'anniversaire de la vérification initiale.
Quelle est la date limite pour vérifier les agents engagés avant le 1er octobre 2025 ?
Les agents ou mandataires engagés avant le 1er octobre 2025 doivent être vérifiés au plus tard le 1er octobre 2027.
Combien de temps les vérifications de casier judiciaire doivent-elles être conservées ?
CANAFE exige une conservation minimale de 5 ans. Il est recommandé de les conserver pendant toute la durée de l'engagement plus 5 ans après.
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