Si usted opera un negocio de servicios monetarios (MSB) en Canadá y trabaja con terceros para prestar sus servicios, hay algo importante que debe saber. FINTRAC, la agencia de inteligencia financiera de Canadá, ha implementado nuevos requisitos de cumplimiento específicamente para los MSB que utilizan agentes o mandatarios. No son simples sugerencias. Son reglas obligatorias, y no cumplirlas podría poner su MSB en riesgo grave. Vamos a desglosar todo en un lenguaje sencillo para que sepa exactamente dónde se encuentra y qué necesita hacer.
Lo primero es lo primero: ¿qué es un agente o mandatario?
Aquí es donde muchos operadores de MSB se confunden, y lo escuchamos todo el tiempo de nuestros clientes. Según la definición de FINTRAC, un agente o mandatario es cualquier individuo u organización de terceros que está directamente involucrado en la prestación de servicios monetarios en su nombre. Piense en ellos como una extensión de su negocio. Están procesando transacciones, realizando pagos o efectuando transferencias de dinero bajo el paraguas de su MSB.
¿Quién NO se considera un agente?
Esta es la distinción importante: no todos los terceros con los que trabaja entran en esta categoría. Si alguien solo se encarga de las ventas, las referencias o el marketing de su MSB, pero no está realmente involucrado en el aspecto de los servicios monetarios, no se considera agente o mandatario según las reglas de FINTRAC.
Un tercero se convierte en agente/mandatario cuando usted lo autoriza a prestar servicios de MSB en su nombre. ¿Su agencia de marketing? No es un agente. ¿Su socio de referencias que le envía clientes? Tampoco es un agente. ¿Pero el individuo o la empresa que realmente facilita las transferencias de dinero o el cambio de divisas en su nombre? Eso es un agente, y las nuevas reglas se aplican.
¿Qué exige FINTRAC de los MSB?
Si utiliza agentes o mandatarios, FINTRAC ahora espera que verifique que son elegibles para actuar en su nombre. Esto es lo que implica.
1. Las verificaciones de antecedentes penales son obligatorias
Debe obtener una verificación de antecedentes penales. Si el agente/mandatario es una entidad, debe obtener verificaciones para el director ejecutivo, presidente, directores y cada persona que posea o controle (directa o indirectamente) el 20% o más de la entidad o las acciones de la entidad.
¿El propósito? Confirmar que ninguno de ellos ha sido condenado por delitos específicos enumerados en la PCMLTFA (Ley sobre el Producto del Delito, Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo). Estos delitos incluyen, entre otros, el blanqueo de capitales, el fraude financiero, el fraude relacionado con la inmigración, la trata de personas y ciertos delitos relacionados con las drogas.
Si alguien en esa lista tiene una condena por cualquiera de estos delitos, no es elegible para servir como su agente o mandatario.
2. Reglas de idioma y traducción
Todos los antecedentes penales deben proporcionarse en inglés o francés, los dos idiomas oficiales de Canadá. Si el documento original está en otro idioma, deberá traducirlo. Pero aquí está el detalle: la traducción debe ser certificada por un traductor certificado reconocido en Canadá (organismo provincial) o por una autoridad de certificación de traductores en la jurisdicción extranjera. Esto puede ser un obstáculo para los MSB que trabajan con agentes en el extranjero, así que planifique con anticipación.
Plazos clave que no puede permitirse perder
FINTRAC ha establecido plazos claros dependiendo de cuándo contrató a sus agentes o mandatarios.
- Para nuevos agentes o mandatarios: debe completar la verificación de elegibilidad antes de que comience la relación. Sin excepciones: no comience a trabajar con alguien hasta que su verificación de antecedentes penales esté completada y aprobada.
- Para agentes en curso (re-verificación): una vez que un agente está verificado, no ha terminado para siempre. Necesita re-verificar cada dos años, específicamente dentro de los 30 días del aniversario de su verificación inicial. Márquelo en su calendario.
- Para agentes contratados antes del 1 de octubre de 2025: si ya estaba trabajando con agentes o mandatarios antes de que las nuevas reglas entraran en vigor, está obligado a completar su verificación a más tardar el 1 de octubre de 2027. Si aún no lo ha hecho, es hora de actuar de inmediato.
Conservación de registros: no tire nada
FINTRAC requiere que conserve todas las verificaciones de antecedentes penales y los documentos de verificación durante un mínimo de 5 años. ¿Nuestra recomendación? Consérvelos durante toda la duración de la relación más 5 años después de que termine. De esta manera, si FINTRAC viene a llamar a su puerta para una revisión de cumplimiento, incluso años después, tendrá todo listo.
Tenga en cuenta que la verificación de antecedentes penales debe emitirse no más de 6 meses antes del día en que la revise. Estar sobrepreparado con sus registros siempre es mejor que buscar documentos frenéticamente durante una auditoría.
¿Qué sucede si no cumple?
Seamos directos: el incumplimiento no es algo que quiera poner a prueba. Los MSB que no cumplen con estos requisitos se arriesgan a sanciones administrativas, hallazgos regulatorios y posibles interrupciones en sus operaciones. FINTRAC toma su mandato en serio, y usted también debería hacerlo. Las reglas son claras, los plazos están establecidos y las expectativas no son negociables.
Cómo Approved MSB Services puede ayudarle
Entendemos que navegar por el panorama regulatorio de FINTRAC puede resultar abrumador, especialmente con la introducción de nuevos requisitos. Exactamente por eso estamos aquí. En Approved MSB Services, orgulloso afiliado de CBES (Canadian Business and Enterprise Services), ayudamos a los MSB en todo Canadá a mantenerse en cumplimiento y a la vanguardia. Nuestro equipo puede ayudarle con:
- Revisiones de cumplimiento de FINTRAC — una evaluación exhaustiva de su situación actual
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- Flujos de trabajo de cumplimiento de antecedentes penales — garantizando que cada documento cumpla con los estándares de FINTRAC
- Marcos de conservación de registros — sistemas de documentación organizados y listos para auditoría
- Soporte regulatorio continuo — porque el cumplimiento no es un evento único
Este artículo es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para orientación específica sobre las obligaciones de cumplimiento de su MSB, consulte con un profesional cualificado o contacte directamente a nuestro equipo.
FAQ
¿Qué es un agente o mandatario según las reglas de FINTRAC?
Un agente o mandatario es cualquier individuo u organización de terceros directamente involucrado en la prestación de servicios monetarios en nombre de un MSB, como facilitar transferencias de dinero o cambio de divisas.
¿Los socios de marketing o referencias se consideran agentes?
No. Si un tercero solo se encarga de ventas, referencias o marketing y no presta realmente servicios monetarios, no se considera agente o mandatario.
¿Qué verificaciones de antecedentes penales se requieren para los agentes de MSB?
Los MSB deben obtener verificaciones de antecedentes penales para agentes individuales. Para agentes entidad, se requieren verificaciones del CEO, presidente, directores y cualquier persona que posea o controle el 20% o más de la entidad.
¿Con qué frecuencia debe renovarse la verificación de agentes?
La verificación de agentes debe renovarse cada dos años, dentro de los 30 días del aniversario de la verificación inicial.
¿Cuál es la fecha límite para verificar agentes contratados antes del 1 de octubre de 2025?
Los agentes o mandatarios contratados antes del 1 de octubre de 2025 deben ser verificados a más tardar el 1 de octubre de 2027.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las verificaciones de antecedentes penales?
FINTRAC requiere una conservación mínima de 5 años. Se recomienda conservarlas durante toda la relación más 5 años después.
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